Thursday, March 13, 2014

HR als kommunikativer Gestalter von Veränderungen

Die grösste Herausforderung, der Unternehmen heute gegenüber stehen, ist die Notwendigkeit ständiger Anpassung an ein sich rasant veränderndes Umfeld. Aufkommende Tendenzen müssen frühzeitig erkannt und laufend neue Wege in der Geschäftsabwicklung gefunden werden. Mit anderen Worten: Mitarbeitende müssen sich an einen fortwährende Wandel gewöhnen. Dabei kommt HR eine neue Rolle zu – auch in der Kommunikation.

Der HR Manager am Telefon des Beraters tönte besorgt: „Wir haben einen neuen CEO, der unsere Unternehmenskultur so rasch wie möglich ändern will. Die Mitarbeitenden sollen positiver denken und Probleme kreativer lösen. Wir brauchen jemanden, der ein paar Workshops durchführt und unseren Leuten sagt, was sie tun müssen.“ Zwar kann man organisatorische Strukturen und Prozesse rasch anpassen. Eine kulturelle Veränderung, welche das Verhalten der Mitarbeitenden grundlegend ändert, lässt sich jedoch nicht über Nacht mit einem simplen Workshop bewerkstelligen.

Kulturwandel braucht Zeit, sorgfältige Planung, Verpflichtung und sehr viel Kommunikation. Während externe Berater die Umsetzung der Massnahmen unterstützen können, wird diese nur dann erfolgreich sein, wenn HR in enger Zusammenarbeit mit der Unternehmenskommunikation die Schlüsselrolle selbst spielt. Beide sind in der einzigartigen Position, mit Mitarbeitenden aller Stufen und Funktionen zu interagieren. Sie können den Wandel in vielerlei Hinsicht vorantreiben: die Aktivitäten auf die Unternehmensvision ausrichten, Vorgesetzte frühzeitig am Veränderungsprozess beteiligen, Veränderungen effektiv kommunizieren und als Rollenmodelle die neue Art des Arbeitens vorleben.

Damit ändern sich die Anforderungen an HR Manager enorm. Vorbei ist die Zeit traditioneller administrativer Tätigkeiten wie Stellenbesetzung, Gehaltsabrechnung, Pensionskasse, usw. Heute müssen sie über die Fähigkeit verfügen, die Unternehmensstrategie zu verstehen, eine darauf basierende funktionale Strategie zu entwickeln, effektive Lösungen für das Unternehmen anzubieten und diese zu kommunizieren. Als Agent für fortwährenden Wandel („Change Agent“) arbeiten sie auf eine steigende Veränderungsbereitschaft der Organisation hin.

Fokus auf fundamentalen Treibern

Dabei muss der Fokus auf den fundamentalen Treibern guter Leistungen liegen: Führen, Kommunizieren, Beteiligen, Trainieren/Lernen und Messen. Zwischen Leistung, Kommunikation und Veränderung besteht unzweifelhaft ein enger Zusammenhang. Diesen effizient auszunützen, erfordert tiefe Kenntnis der Unternehmenskultur und der Belegschaft. Deren sorgfältige Segmentierung hilft den Verantwortlichen von HR und Kommunikation abgestimmte Programme zu entwickeln und die Führungskräfte auf ihre Aufgaben im Veränderungsprojekt vorzubereiten.

Geschäftsführungen begehen immer wieder den Fehler, HR und Unternehmenskommunikation erst dann über Veränderungsprojekte zu orientieren, wenn diese schon beschlossen sind und umgesetzt werden sollen. Stattdessen sollten beide Funktionen zum frühestmöglichen Zeitpunkt in die Planung und Entscheidung mit einbezogen werden. Denn beiden kommt in Veränderungsprozessen eine Schlüsselrolle zu. Sie müssen sicherstellen, dass Notwendigkeit, Ziele und Nutzen einer Veränderung offen und klar kommuniziert werden und der gemeinsamen Vision des Unternehmens entsprechen. Der weitere Prozess muss eng begleitet und die Mitarbeitenden müssen so motiviert werden, dass sie sich mit der Veränderung identifizieren, sie unterstützen und mitgestalten.

Zahlreiche Schnittstellen zur Unternehmenskommunikation

Zwischen HR und der Unternehmenskommunikation bestehen zahlreiche Schnittstellen und Abhängigkeiten, so vor allem beim Erstellen von Kommunikationsplänen, bei Mitarbeiterumfragen und bei der Organisationen von Informationsveranstaltungen. Auch die Nutzung der Kommunikationskanäle führt zu Interdependenzen. Während die beiden Funktionen in der Vergangenheit oft nicht oder nur mangelhaft zusammengearbeitet haben, verfolgen heute beide gemeinsame Ziele: Steigerung der Motivation, des Engagements und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden. HR schätzt die Unternehmenskommunikation als Unterstützung bei der Verbreitung ihrer Themen, im Gegenzug schätzt diese die Impulse, die sie von HR erhält, nehmen doch HR Themen eine immer bedeutendere Rolle ein.

Ohne Face-to-Face Kommunikation geht es nicht

Mitarbeitende von Unternehmen, die auch in schwierigen Zeiten mutig, innovativ, effizient und diszipliniert kommunizieren, engagieren sich erwiesenermassen stärker, um die geforderten Ziele zu erreichen. Aber die Kommunikation von Veränderungen ist besonders schwierig, weil sie zu Unsicherheit, Angst und Widerstand führen kann. Letzterer entsteht oft, wenn das Management eine Veränderung umsetzen will, ohne über Motive und Massnahmen im Einzelnen zu informieren und eine Beteiligung der Betroffenen anzubieten. Deshalb sind HR Manager im Kommunikationsprozess besonders gefordert. Dabei ist folgendes zu berücksichtigen:

  • Kommunizieren sie positiv was das Unternehmen erreichen will und wie sich die Veränderung auf die Organisation und die Belegschaft auswirkt. Verzichten sie, auf Versäumnisse in der Vergangenheit hinzuweisen.
  • Konzentrieren sie sich darauf, das Gute für die Mitarbeitenden herauszustreichen wie zum Beispiel verbesserte Arbeitsbedingungen, grössere Karrierechancen oder interessantere Aufgaben.
  • Setzen sie jene Kommunikationskanäle ein, mit denen sie die Mitarbeitenden am einfachsten direkt erreichen. Beachten sie, dass gerade in Zeiten grosser Unsicherheit der persönlichen Face-to-Face Kommunikation mit den Vorgesetzten grösste Bedeutung zukommt.
  • Geben sie den Mitarbeitenden die Gelegenheit, ihre Meinung zu äussern und Fragen zu stellen. Interviews, Fokusgruppen und informelle Gespräche erhöhen deren Zufriedenheit.
  • Messen sie – zum Beispiel mit Mitarbeiterbefragungen –, inwieweit Veränderungen akzeptiert und eine nachhaltige Wirkung erreicht wurden. Insbesondere interessiert dabei, wie gut, wie häufig und in welchem Zeitrahmen kommuniziert wurde.

Gemeinsame Plattform schaffen

Für das wirtschaftliche Gelingen von Veränderungsprojekten ist der Aufbau eines funktionierenden Kommunikationssystems, an dem sich Geschäftsführung, HR, Unternehmenskommunikation und Vorgesetzte beteiligen, unerlässlich. Ja selbst für die erfolgreiche Umsetzung einer HR Strategie generell ist eine enge Zusammenarbeit mit der Unternehmenskommunikation von grösster Wichtigkeit. Auf einer gemeinsamen Plattform wird Wissen transferiert, werden Schnittstellen bewirtschaftet, Verantwortlichkeiten geklärt und kreative Lösungen entwickelt, die trotz aller Veränderungen eine erfolgreiche Zukunft des Unternehmens sicherstellen.

Artikel im "Persorama - Zeitschrift für Personalmanagement", März 2014

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